Quản trị hiệu quả trong Hành Chính Công

Quản trị hiệu quả trong hành chính công đang trở thành yêu cầu tất yếu trong bối cảnh Cách mạng Công nghiệp 4.0 tác động sâu rộng đến mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Trước áp lực nâng cao chất lượng phục vụ người dân và doanh nghiệp, hệ thống hành chính nhà nước không thể đứng ngoài vòng xoáy của sự thay đổi.

Chuyển đổi số vì thế không chỉ là câu chuyện về hạ tầng công nghệ hay các phần mềm quản lý, mà cốt lõi là sự thay đổi tư duy quản trị, chuyển từ cách làm nặng về quy trình sang đánh giá dựa trên kết quả và giá trị tạo ra. Để hiện thực hóa mục tiêu này, việc xây dựng và áp dụng hệ thống KPI Hành chính công được xem là thước đo quan trọng, giúp đo lường chính xác năng lực vận hành của bộ máy và thúc đẩy cải cách hành chính theo hướng thực chất, minh bạch và hiệu quả.

1. Sự lỗi thời của tư duy “đúng quy trình” trong kỷ nguyên số

Từ trước đến nay, trong tâm thức của nhiều cán bộ, công chức, một ngày làm việc “hoàn thành tốt nhiệm vụ” thường được định nghĩa bằng việc đi làm đúng giờ, thực hiện đầy đủ các bước trong văn bản hướng dẫn và không để xảy ra sai sót về mặt hồ sơ. Tuy nhiên, trong kỷ nguyên số, khi người dân và doanh nghiệp đòi hỏi sự nhanh chóng, minh bạch và kết quả thực tế, thì việc “đúng quy trình” là chưa đủ.

Thực tế cho thấy, có những hồ sơ đúng quy trình nhưng vẫn khiến người dân phải đi lại nhiều lần. Có những dự án thực hiện đủ các bước phê duyệt nhưng hiệu quả kinh tế – xã hội lại thấp. Đây chính là hệ quả của việc quá tập trung vào “hành vi” mà bỏ quên “mục tiêu”. Quản lý dựa trên quy trình thường tạo ra một bộ máy trì trệ, nơi con người ngại sáng tạo vì sợ làm sai quy định, dẫn đến tình trạng đùn đẩy trách nhiệm.

Sự xuất hiện của KPI Hành chính công chính là lời giải cho bài toán này, giúp chuyển dịch trọng tâm từ việc theo dõi “cán bộ đã làm gì” sang việc đánh giá “cán bộ đã đạt được kết quả gì”.

2. KPI Hành chính công là gì? Thước đo mới cho sự phát triển

KPI Hành chính công (Key Performance Indicators) là hệ thống các chỉ số cốt yếu dùng để đo lường và đánh giá hiệu quả thực hiện nhiệm vụ của các đơn vị, tổ chức và cá nhân trong bộ máy nhà nước. Khác với khối doanh nghiệp vốn tập trung vào lợi nhuận, KPI trong hành chính công hướng tới:

• Chất lượng phục vụ: Mức độ hài lòng của người dân và doanh nghiệp.
• Tiến độ công việc: Tỷ lệ hồ sơ giải quyết đúng hạn, thời gian xử lý trung bình.
• Hiệu quả nguồn lực: Tối ưu hóa ngân sách nhà nước và năng suất lao động của cán bộ.
• Tác động xã hội: Những giá trị thực tế mà chính sách hoặc dự án mang lại cho cộng đồng.

Việc áp dụng KPI giúp biến những khái niệm trừu tượng như “tận tụy”, “trách nhiệm” thành những con số cụ thể, có thể đo lường hiệu suất một cách công bằng và minh bạch.

3. Tại sao phải chuyển dịch sang Quản trị hiệu quả?

3.1. Định hướng mục tiêu thay vì hành vi

Trong quản trị hiện đại, mục tiêu tối thượng là sự hài lòng của nhân dân. KPI buộc mỗi cán bộ phải tự hỏi: “Kết quả cuối cùng của việc này là gì?” thay vì “Tôi đã làm đúng hướng dẫn chưa?”. Khi đích đến được xác định rõ ràng, các rào cản hành chính rườm rà sẽ dần bị loại bỏ để ưu tiên cho những cách làm ngắn gọn, hiệu quả nhất.

3.2. Số hóa hiệu suất trong thời đại Chuyển đổi số

Chuyển đổi số cung cấp công cụ để thu thập dữ liệu khổng lồ (Big Data). Nếu không có KPI, dữ liệu này chỉ là những con số vô hồn. KPI đóng vai trò là “màng lọc”, chuyển hóa dữ liệu thành thông tin quản trị. Thông qua các hệ thống Dashboard, lãnh đạo có thể theo dõi biến động hiệu suất của toàn đơn vị theo thời gian thực (Real-time), từ đó đưa ra các quyết định điều hành chính xác, thay vì dựa trên cảm tính hoặc báo cáo giấy.

3.3. Linh hoạt và trao quyền trong thực thi

Khi quản lý dựa trên kết quả đầu ra, người lãnh đạo có thể mạnh dạn trao quyền nhiều hơn cho cấp dưới. Miễn là cán bộ đạt được chỉ số KPI đề ra trong khuôn khổ pháp luật, họ có quyền sáng tạo và cải tiến phương pháp làm việc. Điều này thúc đẩy tinh thần đổi mới sáng tạo trong nội bộ các cơ quan nhà nước.

4. Bảng so sánh: Quản lý quy trình vs. Quản trị hiệu quả

Để thấy rõ sự khác biệt, hãy cùng theo dõi bảng so sánh dưới đây:

5. Quy trình 5 bước xây dựng KPI Hành chính công tại BrainMark

Với kinh nghiệm tư vấn cho nhiều đơn vị lớn, BrainMark đề xuất quy trình xây dựng hệ thống đo lường hiệu suất chuẩn hóa dành riêng cho khối công:

Bước 1: Xác định mục tiêu chiến lược của địa phương/đơn vị

Hệ thống KPI không thể tách rời chiến lược phát triển kinh tế – xã hội của địa phương. Chúng ta cần xác định rõ: Trong năm nay, ưu tiên là cải cách thủ tục đất đai, thu hút đầu tư hay nâng cao chất lượng y tế?

Bước 2: Phân rã mục tiêu

Từ mục tiêu chung của lãnh đạo tỉnh/bộ, các chỉ số sẽ được phân bổ xuống cấp phòng, ban và cuối cùng là đến từng cán bộ, công chức. Điều này đảm bảo mỗi cá nhân đều thấy được mắt xích của mình trong bức tranh tổng thể.

Bước 3: Thiết lập danh mục chỉ số đo lường

Đây là bước khó nhất. Các chỉ số cần tuân thủ nguyên tắc SMART (Cụ thể, Đo lường được, Khả thi, Liên quan, Thời gian).
Ví dụ: Thay vì chỉ số “Giải quyết hồ sơ nhanh”, hãy dùng “95% hồ sơ đất đai được xử lý trong vòng 5 ngày làm việc”.

Bước 4: Xây dựng quy chế đánh giá và gắn liền với đãi ngộ

KPI sẽ vô nghĩa nếu kết quả đánh giá không ảnh hưởng đến quyền lợi của cán bộ. Cần có cơ chế khen thưởng, nâng lương hoặc quy hoạch cán bộ dựa trên kết quả KPI để tạo động lực thực chất.

Bước 5: Ứng dụng công nghệ và theo dõi điều chỉnh

Sử dụng các phần mềm quản trị KPI để tự động hóa việc tính toán. BrainMark hỗ trợ các đơn vị lựa chọn và vận hành các nền tảng số hóa để việc chấm điểm trở nên khách quan, loại bỏ yếu tố nể nang, tình cảm cá nhân.

6. Thách thức đặc thù và giải pháp vượt rào

Triển khai KPI trong khối Nhà nước khó hơn nhiều so với doanh nghiệp do đặc thù công việc không tạo ra lợi nhuận trực tiếp.

Thách thức 1: Định lượng các công việc mang tính phục vụ chính trị, xã hội.

Giải pháp: Kết hợp chỉ số định lượng (số lượng hồ sơ) với các chỉ số định tính được quy đổi (khảo sát mức độ hài lòng của dân, đánh giá 360 độ từ đồng nghiệp).

Thách thức 2: “Bệnh thành tích” và khai báo số liệu ảo.

Giải pháp: Xây dựng cơ chế kiểm chứng chéo dữ liệu thông qua hệ thống phần mềm dùng chung. Dữ liệu từ người dân phản ánh phải được ưu tiên hàng đầu.

Thách thức 3: Tâm lý ngại thay đổi của đội ngũ cán bộ lâu năm.

Giải pháp: Đào tạo nhận thức từ cấp lãnh đạo cao nhất. Cho thấy KPI không phải là công cụ để “trừng phạt” mà là để bảo vệ những cán bộ làm việc tốt, giúp họ khẳng định năng lực công bằng.

7. Cơ hội cải thiện năng lực viết và quản trị cho cán bộ

Để việc áp dụng KPI thực sự hiệu quả, các đơn vị cần chú trọng vào việc nâng cao năng lực chuyên môn cho cán bộ. Một cán bộ trong thời đại số cần:

• Kỹ năng phân tích dữ liệu: Biết đọc hiểu các chỉ số để tự điều chỉnh phương pháp làm việc.
• Tư duy dịch vụ công: Xem người dân là “khách hàng” để nỗ lực đạt KPI hài lòng.
• Kỹ năng lập kế hoạch: Chia nhỏ KPI thành các hành động cụ thể hàng ngày.

8. Kết luận: Tương lai của nền hành chính phục vụ

Xây dựng hệ thống KPI Hành chính công là một hành trình dài hạn, đòi hỏi sự quyết tâm của người đứng đầu và sự đồng lòng của toàn đội ngũ. Khi quản trị dựa trên hiệu quả trở thành “văn hóa công vụ”, chúng ta sẽ không còn nghe thấy những phàn nàn về sự chậm trễ hay quan liêu.

Tại BrainMark, chúng tôi tin rằng mỗi bước cải thiện nhỏ trong chỉ số hiệu suất của một cán bộ sẽ đóng đóng góp to lớn vào sự phát triển chung của quốc gia. Chúng tôi cam kết đồng hành cùng các đơn vị hành chính công trong việc thiết kế, đào tạo và triển khai hệ thống quản trị hiện đại, giúp tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao vị thế của cơ quan nhà nước trong lòng nhân dân.

Xem thêm: Xây dựng hệ thống KPI cho cơ quan hành chính nhà nước: Hướng đi tất yếu trong thời đại quản trị kết quả