Trong bối cảnh đẩy mạnh chuyển đổi số và cải cách công vụ, việc xây dựng hệ thống KPI cho cơ quan hành chính nhà nước không còn là sự lựa chọn mà là hướng đi tất yếu. Theo ThS. David Tân Nguyễn – Chuyên gia tư vấn quản trị & cải cách công vụ, đã đến lúc chúng ta cần một bước chuyển căn bản từ tư duy “đánh giá cảm tính” sang “quản trị theo kết quả”. Bài viết dưới đây sẽ phân tích lý do tại sao hệ thống KPI lại là công cụ không thể thiếu để lượng hóa hiệu quả làm việc, xóa bỏ cơ chế “cào bằng” và hiện đại hóa nền hành chính phục vụ người dân.
Vì sao KPI cần thiết cho khu vực hành chính công?
- Minh bạch – công bằng trong đánh giá: KPI giúp lượng hóa công việc vốn rất trừu tượng, nhất là với các vị trí hành chính gián tiếp như văn thư, hành chính, pháp chế, tổ chức nhân sự…
- Tăng trách nhiệm giải trình: Khi mục tiêu cụ thể, rõ ràng và có thể đo lường, cán bộ sẽ có động lực làm việc và chịu trách nhiệm với kết quả của mình.
- Gắn kết với cải cách tiền lương và đề bạt: KPI là nền tảng để liên kết hiệu suất với chính sách nhân sự: khen thưởng, đào tạo, bổ nhiệm – tinh giản.
- Thúc đẩy đổi mới và sáng tạo trong công vụ: Các cơ quan có thể đưa vào bộ KPI những tiêu chí như “sáng kiến cải tiến”, “đề xuất đổi mới thủ tục”, “ứng dụng công nghệ”… để cổ vũ tinh thần cải tiến liên tục.
Nguyên tắc thiết kế KPI cho khu vực công:
Khác với doanh nghiệp, KPI cho khu vực hành chính công phải đảm bảo:
- Phù hợp với chức năng – nhiệm vụ được giao theo quy định pháp luật;
- Không chạy theo chỉ tiêu kinh doanh, mà tập trung vào hiệu quả phục vụ và chất lượng quản lý;
- Cân đối giữa định lượng và định tính, giữa nhiệm vụ thường xuyên và sáng tạo cải tiến;
- Khả thi trong thực tế, tránh “bệnh hình thức” hoặc quá tải cho cán bộ.
Cấu trúc bộ KPI mẫu cho cán bộ, công chức:Một hệ thống KPI hiệu quả nên được thiết kế xoay quanh 4 trụ cột chính:
- Chất lượng dịch vụ: Đánh giá mức độ hài lòng và hiệu quả của các dịch vụ công cung cấp cho người dân và doanh nghiệp.
- Tỷ lệ hồ sơ giải quyết đúng hạn đạt ≥95%.
- Tỷ lệ khiếu nại giải quyết đạt 100% trong 3 ngày làm việc.
- Tỷ lệ dịch vụ công trực tuyến mức độ 4 đạt ≥80%.
- Tỷ lệ người dân sử dụng chọn dịch vụ công đạt ≥75%.
- Tỷ lệ hồ sơ trả lại do sai sót giảm xuống dưới 3%/quý.
2. Quản lý vận hành: Đo lường hiệu quả quản lý nhân sự, quy trình vận hành nội bộ, chuyên môn nghiệp vụ, cơ sở vật chất, thông tin…
- Tỷ lệ nhân sự đào tạo chuyên môn đạt ≥90%
- Tỷ lệ tuân thủ quy trình nội bộ đạt ≥97%
- Thời gian khắc phục sự cố hệ thống giảm xuống dưới 2 giờ.
- Tỷ lệ sử dụng phần mềm quản lý đạt ≥95%.
- Mức độ an toàn dữ liệu đạt 100% theo tiêu chuẩn quy định
3. Phát triển đổi mới: Thúc đẩy chuyển đổi số, cải cách hành chính và ứng dụng công nghệ mới.
- Số lượng sáng kiến cải cách hành chính triển khai đạt ≥10.
- Tỷ lệ giao dịch qua cổng dịch vụ công quốc gia đạt ≥85%.
- Thời gian triển khai công nghệ mới giảm xuống dưới 3 tháng.
- Số lượng giải pháp công nghệ áp dụng đạt ≥5
- Tỷ lệ thủ tục hành chính đơn giản hóa đạt ≥20%
4. Quản lý ngân sách: Đảm bảo hiệu quả thu chi ngân sách, tiết kiệm chi phí và sử dụng vốn hợp lý.
- Mức độ tiết kiệm chi phí vận hành đạt ≥10% so với dự toán.
- Tỷ lệ thu ngân sách đúng hạn đạt ≥95%
- Tỷ lệ dự án đầu tư công hoàn thành đúng ngân sách đạt ≥90%.
- Tỷ lệ báo cáo tài chính không sai phạm đạt ≥97% khi kiểm toán.
- Mức độ minh bạch tài chính đạt 100% theo quy định công khai.
Tùy theo cấp bậc và chức năng đơn vị, KPI sẽ được điều chỉnh linh hoạt theo vị trí: lãnh đạo, chuyên viên, hỗ trợ, phục vụ.
Từ hệ thống KPI đến thay đổi văn hóa công vụ
Điểm mấu chốt của hệ thống KPI không nằm ở… bảng điểm – mà là sự thay đổi tư duy:
Từ “làm là được” sang “làm phải hiệu quả”;
Từ “khó đo lường” sang “mọi việc đều có thể đánh giá” – dù là hậu cần hay ra chính sách.
Triển khai hệ thống KPI là bước khởi đầu để tiến tới nền công vụ chuyên nghiệp, trách nhiệm và hướng đến người dân. Nhưng để thành công, cần có lộ trình rõ ràng, sự đồng thuận của lãnh đạo và đào tạo kỹ lưỡng cho đội ngũ. KPI không phải công cụ trừng phạt, mà là hệ thống hỗ trợ phát triển và nâng cao năng lực toàn ngành.
Kết luận
Chính phủ đang nỗ lực chuyển đổi mô hình quản lý công từ “đầu vào” sang “kết quả đầu ra”. Trong hành trình đó, KPI là công cụ quản trị hiện đại, minh bạch, khách quan và có sức lan tỏa mạnh mẽ nếu được thiết kế và áp dụng đúng cách. Câu chuyện KPI không chỉ là công nghệ quản lý, mà là bước đi chiến lược để cải cách bộ máy hành chính công – đưa niềm tin và kỳ vọng của nhân dân trở lại với nền công vụ.
Tác giả: Th.S David Tân Nguyễn.
