KPI, đơn giản chỉ là thước đo hiệu quả công việc

KPI, đơn giản chỉ là thước đo hiệu quả công việc 

Trong vài năm gần đây, tư vấn xây dựng hệ thống KPI (Key Performance Indicator) được xem là dịch vụ “hot”. Theo giám đốc một công ty tư vấn, trong số các cuộc gọi tới đường dây nóng của Công ty mỗi ngày có tới hơn một nửa là nhu cầu về KPI. Vậy KPI là gì? Làm thế nào để có thể xây dựng KPI đúng cách và ứng dụng thành công KPI trong quản trị doanh nghiệp?

Có khá nhiều định nghĩa về KPI, dễ hiểu nhất đó là công cụ đánh giá hiệu quả công việc. Qua công cụ này, người quản lý sẽ đo lường được năng lực của nhân viên một cách chính xác, khách quan, từ đó có thể đưa giải pháp tưởng thưởng phù hợp để khích lệ đội ngũ. Cũng nhờ có KPI, nhân viên sẽ biết mình thiếu gì, yếu gì để tìm cách khắc phục và nỗ lực hoàn thiện bản thân. Quản lý bằng KPI luôn được xem là phương pháp quản lý khoa học và hiệu quả hiện nay, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và gia tăng lợi nhuận. Theo ông Nguyễn Thanh Tân – Giám đốc Chiến lược Công ty tư vấn BrainMark, KPI không quan tâm đến số lượng công việc mà chỉ quan tâm đến hiệu quả công việc. Nói cách khác, KPI đơn giản chỉ là thước đo hiệu quả công việc.

 

Trong quản trị doanh nghiệp hiệu quả, BSC (Balanced Scorecard) được mệnh danh là phương thức hữu hiệu để đưa chiến lược vào hành động. Thực tế đã chứng minh, sự tồn tại và phát triển của bất cứ doanh nghiệp nào cũng xoay quanh 4 mục tiêu chính, đó là tài chính, khách hàng, hệ thống vận hành và đội ngũ nhân sự (luôn có sự học hỏi và phát triển). Có đội ngũ tốt sẽ có hệ thống vận hành tốt. Có hệ thống vận hành tốt chắc chắn sẽ có khách hàng và khi ấy mục tiêu tài chính chắc chắn sẽ đạt. “Vòng tròn” này được ví như quá trình sinh trưởng của cây xanh.

 

BSC – KPI luôn có trọng số. Việc phân bổ trọng số xoay quanh 4 mục tiêu tài chính, khách hàng, vận hành, đội ngũ tùy thuộc vào ý chí và mong muốn của người đứng đầu doanh nghiệp. Nguyên tắc chung là mục tiêu này tăng thì mục tiêu kia phải giảm và tỷ lệ tăng, giảm có thể thay đổi theo từng năm.

KPI không thể “sống sót” trong một công ty không có mục tiêu, sứ mệnh, tầm nhìn… Khác với mục đích (chung chung, cảm tính), mục tiêu của mỗi doanh nghiệp phải được lượng hóa bằng các con số cụ thể. Theo kinh nghiệm của các chuyên gia tư vấn, nếu không phân biệt rạch ròi 2 khái niệm này, doanh nghiệp sẽ không thể ứng dụng KPI thành công. 

Có thể nói, không có mục tiêu KPI sẽ “chết”. Chính vì vậy, trách nhiệm xây dựng và triển khai KPI trước tiên thuộc về Hội đồng quản trị/ban giám đốc, sau đó được triển khai xuống từng phòng ban và toàn thể nhân viên. Nói cách khác, KPI có 3 cấp: cấp công ty, cấp phòng/ban và cấp nhân viên.

 

Quy trình xây dựng KPI thường bắt đầu từ chiến lược công ty. Từ chiến lược công ty sẽ phân bổ thành mục tiêu công ty, mục tiêu phòng/ban và mục tiêu nhân viên. Ba mục tiêu này luôn có sự liên kết, hòa quyện với nhau theo nguyên tắc, nếu mục tiêu cá nhân đạt thì mục tiêu phòng sẽ đạt và nếu mục tiêu các phòng đạt thì chắc chắn mục tiêu công ty sẽ đạt. Bên cạnh đó, sự liên kết ở mỗi cấp độ cũng xoay quanh 4 mục tiêu tối thượng là tài chính, khách hàng, vận hành, đội ngũ.

Trên thực tế, không hiếm doanh nghiệp đã xây dựng KPI, nhưng khôngứng dụng được hoặc đã thực hiện nhưng bị gẫy giữa đường,gây tâm lý hoang mang, tiêu cực cho nhân viên. Lý giải về thực trạng này, Thạc sĩ Nguyễn Thanh Tân – Giám đốc Chiến lược Công ty BrainMark khẳng định: “Bản chất của KPI là để đánh giá chính xác hiệu quả làm việc của nhân viên, để khích lệ họ nỗ lực hơn trong công việc chứ không phải để phạt. Chính vì vậy, nếu đã áp dụng mà không hiệu quả thì phải xem lại phương pháp xây dựng KPI. Phương pháp đúng cộng với sự quyết liệt, đồng bộ trong triển khai thực hiện, chắc chắn sẽ thành công”.

 

Ông Tân cũng chia sẻ thêm, có những giám đốc nhân sự, trưởng phòng nhân sự rất “rành” về KPI, nhưng khi triển khai cho công ty vẫn thất bại. Vậy lý do ở đây là gì? Phải chăng, “Bụt chùa nhà không thiêng”? Ông Tân lý giải: “Nói vậy cũng có phần đúng, nhưng cái chính là do mọi mục tiêu phải được đi ra từ chiến lược công ty. Mà một giám đốc nhân sự hay trưởng phòng nhân sự thì rất khó để bàn bạc, thảo luận với ban lãnh đạo Công ty về chiến lược phát triển hay mục tiêu công ty. Tương tự như vậy, giám đốc hay trưởng phòng nhân sự cũng không thể phân bổ mục tiêu cho các phòng khác mà mình không có chuyên môn. Chính vì vậy, khi triển khai thường bị vướng và không tìm được tiếng nói chung nên chuyện bị gẫy là điều dễ hiểu”.

KPI là phương pháp quản lý hiệu quả, nhưng không thể áp dụng một cách máy móc. Có những vị trí không nên có KPI hàng tháng hoặc quý mà chỉ nên có KPI cố định như lái xe, bảo vệ, tạp vụ, lao động thời vụ… Mặt khác, cách xây dựng mục tiêu trong KPI phải đảm bảo 5 nguyên tắc: cụ thể, đo lường được, khả thi, thực tế và có thời gian xác định. Việc đăng ký và đánh giá KPI có thể theo tháng hoặc quý, tùy theo mô hình và đặc thù của mỗi doanh nghiệp.

Song Nguyễn

10 lỗi thường gặp khi xây dựng KPI 1-  Không tổ chức huấn luyện về KPI, đặc biệt là cho đội ngũ quản lý cấp trung 2 – Không thành lập Ban KPI khi xây dựng và kiểm soát 3 – Không hiểu đúng về bản chất của KPI 4 – Mô tả công việc viết không đúng 5 – Xây dựng mục tiêukhông đo lường được 6 – Còn sử dụng những từ ngữ chung chung khi xây dựng mục tiêu như “kịp thời”, “đúng tiến độ”, “nỗ lực”, “đoàn kết”, “đúng quy trình… 7 – Giao mục tiêu không phù hợp 8 – Nhân viên không thuộc KPI để thực hiện 9 – Kết quả KPI không liên kết với chính sách lương, thưởng, chế độ đãi ngộ 10 – Không giao KPI và đánh giá đúng ngày cho từng nhân viên.