Phương pháp KPI dành cho Hành chính công của BrainMark (PA’s KPI)

Trong bối cảnh cải cách hành chính và chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ tại Việt Nam, việc xây dựng và áp dụng Key Performance Indicators (KPI) là công cụ quan trọng giúp các đơn vị hành chính công nâng cao hiệu quả hoạt động, tối ưu hóa nguồn lực và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của người dân và doanh nghiệp. BrainMark tự hào giới thiệu Phương pháp KPI dành cho Hành chính công (PA’s KPI) – một giải pháp toàn diện, được thiết kế riêng để hỗ trợ các cơ quan hành chính nhà nước đạt được mục tiêu chiến lược trong quản lý và vận hành.

 

PA’s KPI là gì?

PA’s KPI (Public Administration’s Key Performance Indicators) là bộ chỉ số hiệu suất then chốt được BrainMark phát triển, nhằm đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động của các đơn vị hành chính công. Phương pháp này không chỉ giúp xác định rõ các mục tiêu cụ thể mà còn đảm bảo tính minh bạch, trách nhiệm giải trình và khả năng cải tiến liên tục trong hệ thống hành chính nhà nước.

PA’s KPI được xây dựng dựa trên bốn nhóm mục tiêu chính, bao quát các khía cạnh quan trọng của hành chính công:

1. Chất lượng dịch vụ: Đánh giá mức độ hài lòng và hiệu quả của các dịch vụ công cung cấp cho người dân và doanh nghiệp.

2. Quản lý vận hành: Đo lường hiệu quả quản lý nhân sự, hệ thống, cơ sở vật chất và thông tin.

3. Phát triển đổi mới: Thúc đẩy chuyển đổi số, cải cách hành chính và ứng dụng công nghệ mới.

4. Quản lý ngân sách: Đảm bảo hiệu quả thu chi ngân sách, tiết kiệm chi phí và sử dụng vốn hợp lý.

 

Phương pháp thực hiện PA’s KPI: Liên kết mục tiêu từ đơn vị đến phòng ban và cá nhân

Để đảm bảo hiệu quả triển khai, PA’s KPI của BrainMark áp dụng phương pháp liên kết mục tiêu theo mô hình từ trên xuống (top-down) và từ dưới lên (bottom-up), đảm bảo sự thống nhất và đồng bộ giữa các cấp trong đơn vị hành chính công. Phương pháp này được thực hiện qua các bước sau:

 

1. Xác định mục tiêu chiến lược của đơn vị

Mỗi đơn vị hành chính công cần xác định các mục tiêu chiến lược dựa trên định hướng của Nhà nước, như cải cách hành chính, nâng cao chất lượng dịch vụ, hoặc tối ưu hóa ngân sách. Các mục tiêu này phải cụ thể, đo lường được, khả thi, phù hợp và có thời hạn (SMART). Ví dụ:

• Nâng cao tỷ lệ hài lòng của người dân lên ≥90% trong năm 2025.
• Hoàn thành ≥80% quy trình hành chính số hóa trong 2 năm.

 

2. Phân bổ mục tiêu từ đơn vị xuống phòng ban

Các mục tiêu chiến lược của đơn vị được phân bổ xuống các phòng ban dựa trên chức năng, nhiệm vụ và nguồn lực của từng phòng ban. Quá trình này đảm bảo:

• Phân bổ hợp lý: Mỗi phòng ban nhận các mục tiêu cụ thể, đóng góp trực tiếp vào mục tiêu chung của đơn vị. Ví dụ, phòng hành chính có thể được giao KPI về “Tỷ lệ hồ sơ xử lý đúng hạn đạt ≥95%”.
• Đồng bộ hóa: Các KPI phòng ban phải liên kết chặt chẽ với nhau để tránh trùng lặp hoặc xung đột.
• Định lượng rõ ràng: Mỗi KPI phòng ban có số liệu cụ thể, ví dụ, “Thời gian xử lý công văn giảm xuống dưới 1 ngày làm việc”.

 

3. Xây dựng KPI cá nhân

KPI cá nhân được xây dựng dựa trên hai loại mục tiêu:

• Mục tiêu phân bổ: Các nhiệm vụ được phân bổ từ KPI của phòng ban, đảm bảo mỗi nhân viên góp phần vào mục tiêu chung. Ví dụ, một nhân viên hành chính được giao “Tỷ lệ nhập liệu chính xác đạt ≥99%”.
• Mục tiêu đăng ký: Các mục tiêu cá nhân tự đăng ký, phản ánh phẩm chất chính trị, năng lực chuyên môn nghiệp vụ và tinh thần đổi mới tiên phong. Nhân viên tự đề xuất các mục tiêu này, được lãnh đạo phê duyệt để đảm bảo phù hợp với định hướng chung.

 

4. Đánh giá và cải tiến

• Đánh giá định kỳ: KPI được theo dõi và đánh giá hàng tháng/quý/năm thông qua báo cáo, khảo sát và hệ thống phần mềm quản lý.
• Cải tiến liên tục: Dựa trên kết quả đánh giá, đơn vị điều chỉnh KPI để phù hợp với thực tế, đảm bảo tính khả thi và hiệu quả.

 

Các chỉ số KPI mẫu trong PA’s KPI

Dưới đây là các chỉ số KPI mẫu được thiết kế theo công thức Danh từ + Động từ + Mục tiêu, đảm bảo cụ thể và có số liệu định lượng:

 

1. Chất lượng dịch vụ

• Tỷ lệ hài lòng đạt ≥90% từ người dân/doanh nghiệp qua khảo sát hàng quý.
• Thời gian xử lý hồ sơ giảm xuống dưới 5 ngày làm việc cho mỗi thủ tục.
• Tỷ lệ hồ sơ giải quyết đúng hạn đạt ≥95% mỗi tháng.
• Tỷ lệ khiếu nại giải quyết đạt 100% trong 3 ngày làm việc.
• Tỷ lệ dịch vụ công trực tuyến mức độ 4 đạt ≥80% trong năm 2025.
• Tỷ lệ người dân sử dụng cпорт dịch vụ công đạt ≥75% trong các giao dịch.
• Thời gian chờ đợi tại quầy giảm xuống dưới 8 phút mỗi giao dịch.
• Tỷ lệ hồ sơ trả lại do sai sót giảm xuống dưới 3% mỗi quý.
• Mức độ tiếp cận dịch vụ vùng sâu vùng xa đạt ≥85% mỗi năm.
• Tỷ lệ phản hồi yêu cầu hỗ trợ đạt ≥98% trong 24 giờ.

 

2. Quản lý vận hành

• Tỷ lệ nhân sự đào tạo chuyên môn đạt ≥90% mỗi năm.
• Tỷ lệ tuân thủ quy trình nội bộ đạt ≥97% mỗi tháng.
• Thời gian khắc phục sự cố hệ thống giảm xuống dưới 2 giờ.
• Tỷ lệ sử dụng phần mềm quản lý đạt ≥95% trong các nhiệm vụ.
• Tỷ lệ bảo trì cơ sở vật chất đúng hạn đạt 100% mỗi quý.
• Mức độ an toàn dữ liệu đạt 100% theo tiêu chuẩn quy định.
• Tỷ lệ cập nhật thông tin nội bộ đạt ≥98% trong 24 giờ.
• Hiệu suất sử dụng tài sản công đạt ≥90% mỗi năm.
• Tỷ lệ công việc nội bộ hoàn thành đúng hạn đạt ≥95% mỗi tuần.
• Tỷ lệ sai sót hành chính giảm ≥10% so với năm trước.

 

3. Phát triển đổi mới

• Tỷ lệ cán bộ đào tạo chuyển đổi số đạt ≥85% mỗi năm.
• Tỷ lệ quy trình hành chính số hóa đạt ≥80% trong năm 2025.
• Số lượng sáng kiến cải cách hành chính triển khai đạt ≥10 mỗi năm.
• Tỷ lệ giao dịch qua cổng dịch vụ công quốc gia đạt ≥85%.
• Thời gian triển khai công nghệ mới giảm xuống dưới 3 tháng.
• Số lượng giải pháp công nghệ áp dụng đạt ≥5 mỗi năm.
• Tỷ lệ thủ tục hành chính đơn giản hóa đạt ≥20% mỗi năm.
• Số giờ đào tạo công nghệ mới đạt ≥30 giờ mỗi cán bộ mỗi năm.
• Tỷ lệ quy trình ứng dụng trí tuệ nhân tạo đạt ≥30% trong năm 2025.
• Số lượng dịch vụ công cải tiến đạt ≥15 mỗi năm.

 

4. Quản lý ngân sách

• Tỷ lệ chi ngân sách đúng kế hoạch đạt ≥98% mỗi năm.
• Mức độ tiết kiệm chi phí vận hành đạt ≥10% so với dự toán.
• Tỷ lệ thu ngân sách đúng hạn đạt ≥95% mỗi quý.
• Tỷ lệ dự án đầu tư công hoàn thành đúng ngân sách đạt ≥90%.
• Tỷ lệ báo cáo tài chính không sai phạm đạt ≥97% khi kiểm toán.
• Mức độ minh bạch tài chính đạt 100% theo quy định công khai.
• Tỷ lệ chi phí hội họp giảm đạt ≥15% so với năm trước.
• Tỷ suất lợi ích đầu tư công đạt ≥1.5 mỗi dự án.
• Tỷ lệ ngân sách sử dụng hiệu quả đạt ≥90% mỗi năm.
• Thời gian lập báo cáo tài chính giảm xuống dưới 7 ngày mỗi quý.

 

KPI cá nhân: Mục tiêu phân bổ và mục tiêu đăng ký

KPI cá nhân được xây dựng dựa trên hai loại mục tiêu, đảm bảo liên kết với KPI phòng ban và đơn vị:

 

Mục tiêu phân bổ

Những mục tiêu này được phân bổ từ KPI của phòng ban, đảm bảo mỗi nhân viên đóng góp trực tiếp vào mục tiêu chung. Một số ví dụ:

• Tỷ lệ nhập liệu chính xác đạt ≥99% trong các hệ thống quản lý.
• Thời gian xử lý công văn giảm xuống dưới 1 ngày làm việc.
• Tỷ lệ hồ sơ hành chính xử lý đúng hạn đạt ≥95% mỗi tháng.
• Tỷ lệ sử dụng cổng dịch vụ công trực tuyến đạt ≥90% trong các giao dịch.

 

Mục tiêu đăng ký

Nhân viên tự đăng ký các mục tiêu, được lãnh đạo phê duyệt, tập trung vào ba nhóm: phẩm chất chính trị, năng lực chuyên môn nghiệp vụ, và đổi mới tiên phong. Một số ví dụ:

 

Phẩm chất chính trị

• Tỷ lệ tuân thủ nội quy cơ quan đạt 100% mỗi tháng.
• Số lần vi phạm quy định đạo đức nghề nghiệp giảm xuống 0 mỗi năm.
• Tỷ lệ tham gia sinh hoạt chính trị đạt ≥95% mỗi quý.
• Tỷ lệ hoàn thành nhiệm vụ chính trị được giao đạt ≥97% đúng hạn.

 

Năng lực chuyên môn nghiệp vụ

• Tỷ lệ kiểm tra tài liệu lưu trữ đúng quy định đạt 100% mỗi quý.
• Thời gian chuẩn bị tài liệu hội họp giảm xuống dưới 1 ngày làm việc.
• Tỷ lệ xử lý công văn đúng quy trình đạt ≥98% mỗi tuần.
• Số giờ đào tạo kỹ năng chuyên môn đạt ≥20 giờ mỗi năm.

 

Đổi mới tiên phong

• Số lượng đề xuất cải tiến quy trình đạt ≥5 đề xuất mỗi năm.
• Tỷ lệ tham gia dự án chuyển đổi số đạt ≥90% khi được phân công.
• Số lượng ý tưởng sáng tạo áp dụng đạt ≥3 ý tưởng mỗi năm.
• Tỷ lệ sử dụng công cụ số trong công việc đạt ≥85% mỗi ngày.

 

Lợi ích của PA’s KPI từ BrainMark

Phương pháp PA’s KPI của BrainMark mang lại các lợi ích vượt trội cho các cơ quan hành chính công:

• Tăng cường hiệu quả hoạt động: Định hướng rõ ràng các mục tiêu và đo lường hiệu suất một cách khoa học.
• Nâng cao chất lượng dịch vụ: Đáp ứng tốt hơn nhu cầu của người dân và doanh nghiệp, gia tăng sự hài lòng.
• Thúc đẩy chuyển đổi số: Hỗ trợ hiện đại hóa quy trình, ứng dụng công nghệ mới và cải cách hành chính.
• Tối ưu hóa nguồn lực: Quản lý nhân sự, cơ sở vật chất và ngân sách hiệu quả, giảm thiểu lãng phí.
• Tăng cường trách nhiệm giải trình: Đảm bảo tính minh bạch và công khai trong mọi hoạt động.
• Liên kết mục tiêu: Đảm bảo sự đồng bộ từ đơn vị đến phòng ban và cá nhân, tạo động lực cho từng nhân viên.

 

Tại sao chọn BrainMark?

BrainMark là đơn vị tư vấn quản lý hàng đầu, với kinh nghiệm triển khai thành công nhiều dự án cải cách hành chính và chuyển đổi số cho các cơ quan nhà nước. Chúng tôi cam kết:

• Giải pháp tùy chỉnh: Xây dựng bộ KPI phù hợp với đặc thù từng đơn vị hành chính.
• Hỗ trợ toàn diện: Từ thiết kế, triển khai đến đào tạo và đánh giá hiệu quả KPI.
• Tư vấn chuyên sâu: Đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, am hiểu hệ thống hành chính công Việt Nam.

Hãy liên hệ với BrainMark ngay hôm nay để khám phá cách PA’s KPI có thể giúp đơn vị hành chính của bạn đạt được những bước tiến vượt bậc trong quản lý và phục vụ cộng đồng!

Hotline: 0909 363 363
Email: consulting@brainmark.vn
Website: https://brainmark.vn/